Eventi e festival

Eventi e festival, tra Feste e tradizione

Quella dell’organizzazione di eventi è diventata una prioritaria necessità delle aziende al fine di dar vita a esperienze uniche per i consumatori. Organizzare un evento significa curare dettagliatamente tutte le attività che lo riguardano, dall’ideazione alla valutazione post svolgimento. La parola “evento” può suggerire numerose accezioni, spaziando tra contesti differenti e situazioni di varia natura, accomunate, tuttavia, da due fattori senza i quali un evento, per l’appunto, non potrebbe essere definito tale: la condivisione e il coinvolgimento. Per far sì che entrambe le missioni siano portate a compimento, è necessario rispondere adeguatamente alle esigenze del proprio target, attivarsi in caso di crisi, diffondere e comunicare al meglio il progetto da trasformare in evento.

Come abbiamo visto, il concetto di festa fin dall’antichità è sempre stato
strettamente collegato a quello di teatro. La festa è nata come momento di
autoconvocazione del gruppo sociale in nome di una religio comunitaria o,
con il trascorrere del tempo, di particolari aspetti di essa, ed è giunta a
essere, dopo secoli, un “genere di spettacolo” (come la tragedia, la
commedia, il melodramma) (Zenoni, 2011, pag. 213). La festa possiede una
forza rigenerativa e conservativa e coniuga tradizione e innovazione, passato
e presente, costituendo un elemento importante attraverso il quale avviene la
produzione delle forme culturali. Non solo, è considerata anche un evento
culturale per il contatto e il dialogo tra le culture. Alcuni studiosi distinguono
nettamente le feste del passato da quelle attuali senza tener conto delle
cosiddette “feste nuove”, ossia quelle feste prive di radici storiche e religiose
che animano le città e sono considerate commerciali, consumistiche create
per soddisfare le esigenze dei consumatori. Queste ultime si configurano
proprio come le città, ossia come un luogo di aggregazione e di incontro con
forte vivacità sociale. Sono feste che riguardano la ricerca del piacere, del
relax. Le feste contemporanee sono feste legate a temi sociali, della
riqualificazione urbana o dell’uso temporaneo o stabile di aree degradate o
dismesse. Nelle nostre società le feste sono diventate uno strumento di
marketing territoriale in grado di attirare visitatori e turisti. Dove la festa si era
spenta è stata fortemente rilanciata attraverso la memoria degli anziani o
addirittura inventata prendendo come modello cerimonie simili. Il fenomeno
della riproposta ha indirizzato gli antropologi a riflettere sulla festa come
momento di costruzione delle identità locali ed evento in cui si attua una
compenetrazione scambievole di vari elementi, fra tradizione e innovazione.
L’interesse dell’antropologia è rivolto oggi verso feste “profane”, cioè non
associate alla sfera religiosa, che comprendono quelle connesse allo sport e
alla politica. Nel secondo dopoguerra è divenuto uno dei più importanti
terreni di ricerca delle discipline demoetnoantropologiche in Italia. Van
Gennep ha mostrato come la vita sia scandita da una serie di riti (riti di
passaggio) che segnano il passaggio da uno status sociale ad un altro
(Gennep, 2012). Grazie all’analisi del cerimoniale nel nostro paese, sono
state riconosciute feste “agrarie” e “turistiche”. Il legame tra festa e comunità
risalta aspetti come la trasformazione della festa, la complessità della
collettività e i protagonisti della festa. La festa può essere considerata sotto
diversi aspetti, quali l’interazione sociale, l’incontro, la organizzazione
dell’attività di gruppo, l’analisi attraverso la quale i portatori della festa si
relazionano con le strutture locali, tenendo conto del loro punto di vista.
Spesso quando si parla di festa, si tratta di tradizione, un concetto complesso
che si può intendere come un punto di vista, un passato nostalgico che vuole
essere riproposto. Tradizione e modernità possono essere definiti
complementari. Spesso nella quotidianità, usiamo malamente il termine
‘’tradizionale’’ per intendere la genuinità dei prodotti tipici, l’autenticità di
pratiche rituali o l’incontaminatezza di mete turistiche. La tradizione è da
intendersi come una sorta di messaggero culturale che passa di generazione
in generazione tramandato oralmente e conservato quindi nel tempo. Negli
anni ‘70 le feste diventano il risultato dell’incontro fra la realtà locale e i centri
urbani che coinvolge persone che si definivano portatori di una tradizione
rurale (mediatori tra mondi diversi). La tradizione è un qualcosa di immutato
nel tempo, ovvero, il prodotto del presente ma anche di sopravvivenza del
passato nel presente, a cui viene attribuito un valore culturale e con il quale
le comunità si presentano e si promuovono all’esterno. ll valore, dipende
dalla distanza storica che comprende i parametri dell’antichità, autenticità10
,
singolarità. I vari promotori della festa (insegnanti, imprenditori, tour operator,
politici, pro loco, studenti) propongono gli elementi tradizionali come forma di
comunicazione rivolta ai turisti al fine di promuovere un’offerta turistica per
far fronte all’economia locale. I turisti infatti sono attratti da ciò che viene
presentato come autentico, ricco di storia. Interessi locali e strategie
identitarie sfociano nell’idea e nell’attuazione del cerimoniale. Troviamo feste
non solo nelle società rurali, ma anche all’interno delle stesse città,
coordinate da ragioni di tipo commerciale, ludico o turistico. Si tratta di feste non ricollegate ad un passato delle quali non si trova traccia in nessun
calendario religioso o contadino (Halloween, Carnevale, San Valentino). Le
Feste nuove possiedono le stesse caratteristiche di quelle tradizionali, ovvero
presentano una ben precisa periodicità; la ritualizzazione dei comportamenti;
la variabilità dei significati in rapporto alle strutture; la connessione con un
evento religioso o laico (Bonato, 2016).
Tra alcune delle feste nuove, troviamo le seguenti:
 Flash mob: performance spontanee e collettive dalla durata di 10 minuti
massimo nel quale un gruppo di persone riunite in uno spazio pubblico di
passaggio mettono in atto un’azione inconsueta come libertà
d’espressione (spesso coreografata), disperdendosi immediatamente al
termine dell’azione. In realtà, questo tipo di performance era già usata in
passato, nelle agorà greche, dai giocolieri di corte all’arte circense. Il flash
mob non ha scopo politico, né di protesta, ma solo di divertimento ed è
declinabile in più modi di esecuzione:
 Frozen flash mob: in un dato luogo e ora le persone si fermano restando
immobili fino al segnale di fine evento;
 Bubble flash mob: per partecipare bisogna essere dotati di qualsiasi
strumento per realizzare bolle, il primo è stato organizzato a Roma nel
2010;
 Plane mob: ha luogo su un aeroplano;
 Human mirror: riunisce coppie di gemelli;
 Massive mob: i partecipanti cantano, ballano o leggono e tutto deve
succedere contemporaneamente e riempiendo il luogo;
 Silent rave: le persone ballano la propria musica con i propri auricolari
nel silenzio più totale;
 Smart mob: un gruppo di persone spinti da un obbiettivo comune che va
oltre il gioco ed ha un preciso scopo, si dà appuntamento in un certo
luogo, ad una certa ora;
 Cash mob: una mobilitazione che impegna le comunità locali per salvare
esercizi commerciali di quartiere;
 Lip dub: performance spontanea collettiva in cui un gruppo di persone si
riunisce in uno spazio e cantando in play back interpreta una canzone per
realizzare un breve video musicale che verrà pubblicato sui social. Il
cameraman segue i partecipanti e si mette in scena la spontaneità. Gli
spazi che appaiono nei video sono scenari urbani, ricchi di significato
civico che diventano con il teatro, pratiche di appropriazione del territorio,
di forme di relazione sociale;
 Maxiaperitivi: raduno spontaneo vera e propria manifestazione di piazza
nato in Francia. Luogo e ora del ritrovo comunicati su internet.
 Notti bianche: evento culturale e strumento per promuovere le città in cui
i negozi e i musei rimangono aperti;
 Rave party: feste illegali a ritmo di musica tecno che consistono nella
rielaborazione di spazi metropolitani abbandonati e dismessi. Rifiuto delle
regole imposte ci si sente liberi dai vincoli sociali. Carattere: transitorietà,
provvisorietà (festa nomade) (Bonato, 2016).
Tra le Iniziative organizzative e di socialità troviamo:
 Case di quartiere: spazi pubblici riqualificati con il supporto di istituzioni
pubbliche, banche, imprese, associazioni. Punto di riferimento per i
cittadini. Offrono servizi, creano momenti di svago. Modello di sviluppo
locale, di rigenerazione che sa convogliare investimenti sul capitale
umano di un territorio promuovendo una cultura del benessere.
 Social Street: (nato a Bologna nel 2013) si creano gruppi nella via di casa
per risolvere i problemi della quotidianità basandosi sull’aiuto reciproco
instaurando dei rapporti umani. L’ideologia che sta alla base di queste
iniziative è il concetto di sostegno e del mutuo soccorso. Le società di
mutuo soccorso (diffuse a metà 800) offrono aiuto a malati, disoccupati e
promuovono iniziative formative e pratiche. Si differenziano dalle
corporazioni per la struttura laica e democratica. L’economia del mutuo
soccorso e lo scambio di favori rientra nella popular economy11, il Revival
etnico: fenomeno influenzato da un forte nazionalismo che può esprimersi
con modalità differenti ed avere delle ricadute diverse ma può anche
incentivare la creazione di movimenti a favore delle minoranze
etnolinguistiche. Movimento ideologico teso al conseguimento e al
mantenimento dell’autonomia, identità di un gruppo sociale. Per parlare di
gruppo etnico i suoi membri devono avere un passato comune e alcuni
tratti culturali (lingua, religione, usi, costumi). Tentativo di sopravvivenza e
conservazione della cultura di un determinato gruppo.
 Fenomeni di costume: vi sono analogie tra Halloween e Carnevale:
celebrano l’inizio di una stagione, dimensione ludica e prevedono il
mascheramento. Il Carnevale, collocato nel sistema calendariale
tradizionale, segna il passaggio dell’inverno alla primavera e l’inizio della
nuova annata agraria (festa propiziatoria della fertilità della terra). Origini
poco certe come anche la sua collocazione calendariale. Il carnevale
celebrava la rinascita ma al tempo stesso aveva radici negli inferi e alla
vicinanza al mondo dei vivi. La festa doveva essere funzionale alla
rigenerazione del mondo, il caos, il sovvertimento delle regole e delle
gerarchie fondamentale per far ri-iniziare un nuovo ordine, il ciclo della
vita e delle stagioni. Festa che prevede l’eccesso, la realizzazione dei
piaceri corporei, il ribaltamento e il riso. L’elemento che caratterizza il
carnevale è il mascheramento, che rimanda al mondo dei morti. Le
maschere in passato rappresentavano lo spirito dei morti che ritornavano
per rapportarsi con i vivi per comunicare con l’aldilà. L’atto di mascherarsi
era vietato dal cristianesimo (falso, presenza del diavolo). Alcune delle
maschere tradizionali e antiche ricordano Arlecchino (comico del diavolo,
beffardo e chiassoso) che raffigura l’inverno, la stagione che muore ma il
bastone di legno simboleggia la fertilità e la rigenerazione. Il
travestimento a scopo rituale riguarda una serie di cerimonie nate nel dopoguerra che prevedono rievocazioni in costume. Il Carnevale è una
festa più familiare di Halloween ma entrambe in origine celebravano il
vincolo tra i vivi e i morti. Halloween è una festa europea esportata dagli
irlandesi, legata all’ambito commerciale (vendita di dolci, gadget). E’ una
festa che anima le vie cittadine con il trick or treat (dolcetto o scherzetto)
praticato da gruppi di ragazzini. Halloween è la prova che il nostro paese
è stato vittima del processo di colonizzazione dovuto da adattamenti e
aperture verso nuove forme di pensiero. Un altro modo per ricostruire la
storia si può fare attraverso le danze di società, balli storici dell’800,
periodo in cui la danza era il fulcro della vita culturale e sociale. I nobili
esibivano le proprie ricchezze attraverso il benessere economico e la
capacità di padroneggiare l’etichetta per essere accettati in società. Era
uno strumento di affermazione sociale che prevedeva: privatizzazione
cerimoniale (prima collettiva), ricerca di luoghi chiusi (palazzi, circoli), un
momento ludico che celebra il proprio status sociale. Si trattava di balli
moderni (valzer, polka, mazurka) ma anche di balli di coppia, simbolo di
innovazione e di contrapposizione sociale.
 La rievocazione storica: rappresentazione di fatti realmente accaduti sotto
forma di “giochi di ruolo”. Negli Stati Uniti il gioco di ruolo dal vivo
cominciò ad essere praticato nei anni 80 mentre in Italia nel 1988. Quelli
più diffusi sono ambientati nel medioevo-fantastico. Nei giochi di ruolo dal
vivo emerge la dimensione ludica, il mascheramento, il combattimento, la
gara in cui i giocatori assumono il ruolo di personaggi in un mondo
immaginario (spesso confusi con le feste storiche). A differenza del gioco
di ruolo tradizionale, le azioni non vengono solo descritte ma eseguite. Il
gioco di ruolo dal vivo condivide molte caratteristiche con la recitazione
teatrale. I giochi si svolgono all’aperto, durano giorni e no presenza del
pubblico. Tra gli altri giochi di ruolo troviamo anche quelli da tavolo e i
videogiochi di ruolo.
 Cosplay: Luogo d’origine è il Giappone (fine anni ‘70 inizio ‘80); consiste
nel travestirsi da personaggi tratti da storie di fantasia durante particolari
eventi (Bonato, 2016).
Ospitalità e festività sono termini che vanno altrettanto di pari passo. Nella
nostra società utilitarista ogni scambio è inteso come uno scambio di
mercato finalizzato ad ottenere un interesse. Si ritiene strano ricevere un
dono al di fuori di specifiche occasioni. Tuttavia, l’ospitalità nella festa si
propone con le caratteristiche di socievolezza e socializzazione definita
secondo modelli culturali e codici di comportamento. L’ospite diventa
collettivo. La riproposta prevede una ricerca antropologica, storica, ed una
raccolta di testimonianze orali e materiali come anche la partecipazione a
feste al di fuori del proprio paese. Si hanno feste curate dal punto di vista
filologico. Un esempio di festa riproposta è la questua delle uova, a Canté
J’euv: si tratta di allegri canti primaverili accompagnati dalle cerimonie di
propiziazione del territorio che ricreavano un senso di comunanza che
riunivano tutti coloro che si riconoscono in una località, e, azzardo dicendo
che vi si identificano. La questua oggi si ripropone in un contesto in cui la
preoccupazione economica non è più legata ai prodotti della terra bensì a
quelli dello sviluppo industriale diventando un’attrattiva turistica ed è un
fenomeno di reciprocità e di scambio. La tradizione è stata interrotta ma in
occasione del Carnevale del 2014 la questua è stata recuperata. Nelle
tradizioni riproposte si ha una partecipazione molto attiva dei giovani.
Celebre è la Bataille des reines (battaglia tra regine), ovvero una lotta tra
mucche. Si tratta di una tradizione pastorale diffusa in Valle d’Aosta e in
Piemonte, nell’alto Canavese e nelle Valli di Lanzo. Esistono le battaglie
spontanee e quelle organizzate dall’uomo. Si tratta di un metodo usato dalla
comunità per affermare la propria identità e promuovere i prodotti locali.
Fenomeno che può essere associato alla Tauromachia, combattimento tra
tori praticato in Egitto, diffusa nel Medioevo, in Spagna, in Portogallo e in
Francia (Bonato, 2016). La scansione temporale dell’allevamento valdostano
è determinata da 3 momenti significativi: la decorda, in cui le bovine in
primavera si preparano a tornare sui pascoli; l’enarpa, salita all’alpeggio che
dura circa 100 giorni dalla metà di giugno fino a Settembre e vista come
occasione di incontro delle diverse mandrie provenienti da diversi contesti.
Le mucche vengono condotte al pascolo e inizia la battaglia. Sono duelli da
dieci minuti in cui verrà premiata la regina delle corna e la regina del latte
(incoronata il giorno di San Pietro). Infine la desarpa, la discesa a valle della
mandria, guidata dalle due regine attraverso paesi e villaggi. La presenza
delle due regine traduce la distinzione fra l’aspetto utilitario della vacca
(produzione di latte) e l’aspetto simbolico (il valore del combattimento). Un
vero e proprio rituale. In Valle d’Aosta si organizza un campionato con gare
eliminatorie, in tutte le stagioni. Si organizzano anche le batailles des
chèvres, scontri tra capre e lo svolgimento è analogo a quello delle reines.
Negli anni ‘70 si organizzavano combattimenti tra un numero ristretto di amici
e poi festeggiavano mangiando la polenta. La battaglia delle regine conserva
una funzione educatrice, di salvaguardia dei valori e favorisce l’incontro tra le
persone e ambienti diversi e facilitano l’acquisizione di nuove conoscenze
(Bonato, 2016). “La competizione è leale e totalmente incruenta, l’animale
lotta istintivamente contro un simile ad armi pari, non c’è lo scopo di
eliminare l’avversaria ma di ottenerne la sottomissione con una più o meno
onorevole sconfitta” (www.amisdesreines.it, 2017). Gli stimoli e le motivazioni
che spingono alla riscoperta sono la rivendicazione del particolare e del
locale. La tradizione e la cultura di massa messe assieme favoriscono
l’ibridazione, da cui la festa emerge come prodotto ibrido. La struttura
temporale della festa riguarda il passato, il presente in cui ha luogo, il futuro
in cui si svolgerà. Per concludere, la festa è soggetta a cambiamenti che
sono necessari al rito per rimanere attuale, ed è un momento in cui
l’individuo sceglie la propria forma di inserimento e quanto essere coinvolto
nell’ evento. Una comunità non riesce ad organizzare autonomamente una
festa, le sovvenzioni e i contribuiti avvengono dalle istituzioni pubbliche
(Bonato, 2016).
4.6. L’incontro fra turismo e teatro: Eventi speciali, festival e rassegne
Quale primo impatto di fusione tra turismo e teatro, il mio intento, è proprio
quello di creare episodi artistico-culturali di incontro, coesione e fruizione
collettiva in spazi di uso comune, alternativi alla tradizionale sala teatrale,
come ristoranti, chiese, sedi di pro loco, aule consiliari, palestre; studiare
strategie di avvicinamento al teatro come sintesi espressiva delle azioni di
ricerca culturale e artistica svolte sul territorio, eventi unici, festival o
rassegne; condurre esperimenti di diffusione del teatro nel territorio
attraverso episodi di turismo culturale, gestito da gruppi di giovani artisti
professionisti.
L’ “arte turistica” si basa su un processo che lega artista e pubblico. L’artista
crea immagini accettate e acquistate dall’audience. Lungo questo asse,
l’artista presenta la percezione di se stesso e della sua opera. I prodotti sono
trasmessi al consumatore per mezzo dei middlemen (grossisti) che con il loro
intervento interpretano e vendono le opere. Questi ultimi a loro volta,
trasmettono all’artista la risposta del consumatore.
Vi sono differenti strategie di avvicinamento al teatro come sintesi espressiva
delle azioni di ricerca culturale e artistica svolte sul territorio: Eventi speciali,
festival o rassegne.
Gli eventi speciali sono divenuti sempre di più una componente essenziale
della promozione turistica locale, regionale, nazionale, ma attraggono anche
investimenti e aiutano per un nuovo sviluppo delle aree urbane diseredate
secondo linee di ‘rivitalizzazione’ o di ‘invenzione della tradizione’. Fanno
partecipare ad una esperienza collettiva non ordinaria; valorizzano la stima
locale, sia nazionale che internazionale. E’ un campo di indagine ampio, al
confine fra la promozione culturale e locale, l’attivazione di nuovi flussi
turistici, la formazione o il consolidamento di identità regionali, l’offerta di
leisure.
Bisogna innanzitutto individuare una regione turistica. Cos’è una regione
turistica? Una destinazione di mercato con zone periferiche di servizio per i
visitatori, determinata da confini (Simonicca, 1987). Si possono individuare
tre zone all’interno di una regione: la prima rappresenta il cuore della stessa
e contiene le attrattive e i servizi che la rendono una destinazione di mercato.
La seconda rappresenta le unità sociali, le fonti alimentari e la popolazione
residente. L’ultima fascia è quella meno definita, ma in genere si riferisce
all’insieme delle infrastrutture o alla sfera più ampia delle transazione, e
coincide con la stessa società generatrice.
Il festival è un evento, un fenomeno sociale ricorrente che consiste in una
serie di performance artistiche, spesso dedicate ad un singolo autore o ad un
genere preciso. Possiamo definirlo una celebrazione pubblica a focus
tematico. La sue funzioni sociali sono quelle di generare gioia, interesse
comune, convivialità e piacevolezza. Il significato simbolico del festival è
certamente correlato alla propria visione del mondo, all’identità sociale, alla
continuità storica e alla sopravvivenza fisica. Simile al festival è la rassegna.
La differenza è che all’interno di quest’ultima possono essere proposte e
presentate opere ed eventi di diverso genere pur non appartenenti ad un filo
conduttore comune, mentre generalmente il festival è incentrato su uno
specifico argomento attorno al quale si propongono differenti opere/spettacoli
(Simonicca, 1987).

Nel processo di organizzazione di eventi, comunque, è possibile identificare sette componenti che sono l’attività in sé, il luogo in cui essa viene svolta, il tempo richiesto, le persone coinvolte nelle diverse fasi, le risorse a disposizione e tutto ciò che riguarda il marketing e la comunicazione dell’evento stesso.

LE FASI DEL PROCESSO DI ORGANIZZAZIONE DI EVENTI

Nella definizione di evento si fa riferimento a «un avvenimento, un’iniziativa di particolare rilievo che si caratterizza in un incontro di più persone in un momento prestabilito, in uno spazio fisico o virtuale scelto ad hoc, voluto da un’impresa, un ente, un’associazione o da un singolo, indirizzato ad un dato pubblico, di durata limitata nel tempo, finalizzato al raggiungimento di un obiettivo nel rispetto di un budget prefissato».

Le regole principali affinché un evento si consideri ben riuscito risiedono soprattutto nella capacità d’organizzazione del team di riferimento, una task force unita e ospiti in grado di dare il quid che renda memorabile il tutto. La pianificazione è così il presupposto indispensabile per un efficace coordinamento esecutivo e la struttura organizzativa il cuore di tutte le attività.

Ogni evento richiede metodologie e approcci differenti, a seconda dei temi e dei target prescelti, per questo si rivela utile disporre task diverse, idee originali e costante capacità di reinventarsi rendendosi più accattivanti verso il pubblico e rispondendo, di conseguenza, alle esigenze del cliente.

Ovviamente non esistono condivisione o evento senza strategie di comunicazione appropriate al tipo di contesto prescelto: per un target costituito da giovani, ad esempio, è importante muoversi sui canali social, altrimenti è preferibile far riferimento alle mailing list e a canali più formali, soprattutto quando l’evento va comunicato alle aziende.

L’IDEAZIONE DELL’EVENTO

La definizione del concept di un evento è l’attività che dà il via al processo di organizzazione. In questa fase sono coinvolte diverse persone, anche se l’ultima parola spetta al reparto tecnico per l’effettiva possibilità realizzativa e al reparto commerciale per l’effettiva percorribilità commerciale. In questa fase si definiscono gli obiettivi e le finalità dell’evento, chi sono gli stakeholder e il target da coinvolgere, il timing necessario per tutte le attività e il periodo in cui organizzare l’evento, la location e se questa può essere facilmente raggiungibile e soprattutto il tema che sarà il fil rouge di tutte le attività. In una costante proliferazione di eventi relativi al mondo del marketing e della comunicazione, ciò che permette di differenziarsi è la scelta di offrire un servizio unico nel suo genere che lasci un segno indelebile nei partecipanti. Eventi, quindi, fatti non soltanto di panel e speech ma anche e soprattutto di momenti di networking e confronto, in cui non vi è una netta separazione fra chi sta da una parte o dall’altra del palco, proprio perché si condividono esperienze e idee. A tal proposito si inserisce l’intuizione di Mario Moroni, organizzatore di OKday, che a margine dell’edizione 2016 ha sottolineato ai nostri microfoni come «scegliere una tematica non sia un limite ma una metafora di quello che vogliamo dire all’interno dell’evento, un filo conduttore che ci permette di renderlo un po’ più scherzoso». Una chiave di lettura che vuole annullare la dicotomia relatore-uditore, porre al centro il rapporto fra le persone e inquadrare l’evento come momento organizzato dalle persone e per le persone.

SVILUPPO DELL’IDEA E VERIFICA DI FATTIBILITÀ

Strettamente legati all’ideazione dell’evento, lo sviluppo del concept e la sua declinazione rappresentano la seconda fase del processo di organizzazione di eventi. Le principali attività riguardano l’individuazione di tutti i servizi da offrire e la loro valutazione sulla base di criteri qualitativi (vicinanza al target e impatto sul territorio) e quantitativi (costo location, costo gestione, costo allestimento e difficoltà organizzative). Fra i criteri qualitativi è interessante osservare come nel tempo gli eventi siano diventati, per alcune comunità locali, degli strumenti per sviluppare l’attrattività di un luogo e riaffermare l’identità collettiva. Accanto allo sviluppo dell’idea vi è anche una prima valutazione della realizzabilità tecnico-economica dell’evento. Il reparto commerciale verifica la disponibilità delle risorse economiche valutandone la fattibilità in relazione a risorse umane disponibili e richieste, disponibilità della location nel periodo in cui si dovrà svolgere l’evento e percorribilità di marketing per l’attrattività del pubblico. Le stime emerse in questa fase dovranno tener conto delle variazioni possibili in fase di esecuzione e dei costi che potrebbero aggiungersi in fase di realizzazione.

PIANIFICAZIONE DELLE ATTIVITÀ ED ESECUZIONE DEL PIANO

Con la fase di pianificazione delle attività, i cui protagonisti sono la realizzazione tecnica, il piano di marketing e il manuale operativo, si entra nel vivo dell’organizzazione di eventi. Gli strumenti del project management , quali diagramma di Gant e scaletta delle attività, permettono a tutti gli operatori di individuare il responsabile dei singoli procedimenti, capire le tempistiche in cui devono svolgersi determinate attività e tenere traccia delle eventuali criticità. Tutte queste informazioni sono contenute all’interno del manuale operativo, memorandum di comunicazione interna che racchiude le attività e le informazioni necessarie a ciascun attore per svolgere al meglio il proprio lavoro. In questa fase si cura anche il marketing dell’evento delineando il prodotto evento, verificandone il posizionamento nel mercato degli eventi, il pricing e la distribuzione dei biglietti e la concretizzazione delle iniziative di comunicazione. Lo svolgimento dell’evento rappresenta l’esecuzione del piano, ma non è da considerarsi il termine delle attività.

CONSUNTIVO E VALUTAZIONE POST EVENTO

Al termine dell’evento si predispone il consuntivo, rendendo disponibili tutte le informazioni qualitative e quantitative. Si verifica il raggiungimento degli obiettivi che ci si era posti, si misurano i livelli customer satisfaction dei vari attori coinvolti e si verifica la brand perception dell’evento stesso.

LE FIGURE COINVOLTE NELL’ORGANIZZAZIONE DI EVENTI

Le persone coinvolte nell’organizzazione di eventi sono identificabili in due principali macro-categorie: il pubblico e gli stakeholder della struttura organizzativa.

PUBBLICO

Il pubblico di un evento è chi fruisce, gratuitamente o a pagamento, dei servizi offerti e per il quale viene costruito ad hoc un piano di comunicazione. In base alla tipologia di evento è possibile identificare diverse tipologie di pubblico. Nel mondo degli eventi e delle fiere vi è in atto un processo di transizione e Antonio Monizzi, formatore ed esperto di marketing, ha analizzato il fenomeno nel corso di una dichiarazione rilasciata ai nostri microfoni:«Si passa da una serie di attività che mettono al centro il prodotto e il servizio a un valore posto sulle persone, sull’incontro fra le persone. Le fiere dovrebbero perdere quel loro aspetto di mostra per diventare un luogo di incontro e relazione. Quello che emerge non è più la comprensione della novità, del nuovo modo di intendere la proposizione di valore ma sta nell’interazione chi quel valore può a sua volta trasmetterlo».Il focus posto sulla relazione fra le persone è lo specchio della sempre più presente “pausa networking” di numerosi eventi. A intervallare gli interventi, anche sotto forma di coffee break, vi sono dei momenti dedicati alla discussione fra i partecipanti, qualunque sia il loro ruolo all’interno degli eventi. Momenti importanti in cui emergono riflessioni legate agli argomenti affrontati, ma soprattutto portano spesso alla nascita di relazioni e occasioni di business. A sostegno delle tesi di Antonio Monizzi è intervenuto anche Francesco De Feo, direttore creativo di Armadillo ADV, che ha affermato:«Le fiere rimangono un elemento fondamentale del marketing mix a patto che siano ben fatte e curate sia prima, che durante, che dopo. Le fiere costituiscono un punto di contatto con il visitatore. Immagino la fiera del futuro come un mix fra tecnologia e marketing, con l’utilizzo della realtà aumentata e della fotografia immersiva per far fare dei tour esperienziali ai visitatori. Immagino l’integrazione di dispositivi NFC nei badge in modo che gli utenti possano scambiare più facilmente informazioni o addirittura l’integrazione degli account social in modo da permettere la diffusione dell’informazione e di postare in tempo reale per diffondere maggiormente l’evento».L’elemento tecnologico che caratterizza ormai tutte le fasi dell’evento – si pensi alla digitalizzazione della fase di iscrizione o alla virtualizzazione degli atti dei convegni – non è riuscito però a sostituire il rituale dello scambio del “biglietto da visita” che continua a configurarsi come momento chiave della fase di networking, il momento della connessione.

Con il termine struttura organizzativa di un evento si intende l’insieme di tutte quelle persone che, lavorando in modo coordinato, orientate a un obiettivo comune e responsabili del proprio operato, permettono la realizzazione di un evento. Al vertice di questa struttura si trovano il coordinamento di progetto e la segreteria organizzativa che rispettivamente finanziano e curano tutti gli aspetti operativi.

COORDINAMENTO DI PROGETTO

Referente di tutte le funzioni presenti all’interno della struttura organizzativa, il coordinatore di progetto raccoglie tutte le informazioni che provengono dai gruppi di lavoro e le condivide facendo da tramite fra le varie parti.

SEGRETERIA ORGANIZZATIVA

Si occupa del supporto all’intera struttura organizzativa nelle fasi che precedono, compongono e seguono l’evento.

RELAZIONI CON LE ISTITUZIONI

Funzione adibita all’individuazione delle istituzioni intenzionate a offrire un riconoscimento morale e talvolta finanziario alle attività proposte in occasione dell’evento. Le modalità di formalizzazione di una relazione con le istituzioni sono il patrocinio, la sponsorizzazione e il permesso.

SPONSOR

Funzione adibita all’individuazione di aziende in grado di contribuire allo svolgimento dell’evento in termini finanziari o di fornitura di prodotti. Il piano di sponsorizzazione prevede la selezione delle potenziali aziende interessate, la ricerca del contatto, la presentazione dell’iniziativa, la definizione degli accordi e la stipula del contratto.

LEGALE

Funzione che può essere interna o esterna all’organizzazione dell’evento e cura tutte le possibili controversie legali che possono nascere durante le fasi di organizzazione.

AMMINISTRAZIONE E CONTROLLO

Funzione che predispone, pianifica e gestisce la parte amministrativa, contabile e finanziaria di un evento. Questa funzione si occupa inoltre degli scenari di previsione economica da inserire nel business plan e del monitoraggio degli eventuali scostamenti rispetto al budget preventivato.

OSPITALITÀ

Funzione che si occupa della sistemazione delle persone coinvolte in occasione dell’evento, sia che essi siano relatori, sia che essi siano partecipanti cui offrire questo servizio. Nel primo caso la sistemazione dei relatori è sempre a cura dell’organizzazione; nel secondo caso spesso vengono stipulate delle convenzioni particolari con strutture o pacchetti che includono questa spesa nel costo del biglietto.

SICUREZZA

Funzione adibita alla sicurezza dell’evento intesa come sicurezza dei luoghi, degli allestimenti, degli attori dell’evento, del pubblico e dei lavoratori. Agisce nel rispetto delle normative vigenti nel paese in cui l’evento si realizza.

COMUNICAZIONE

Questa funzione prevede la scelta del concept della comunicazione, della gestione del piano di comunicazione e della realizzazione dei materiali necessari. Fra le figure coinvolte l’ufficio stampa, il creatore di contenuti per il web e per la carta stampata, le digital PR, il community manager e l’eReputation manager.

LOGISTICA

Funzione che racchiude tutte quelle attività come l’allestimento e il disallestimento, la predisposizione delle aree strategiche, le pulizie e la formazione dello staff.

ATTIVITÀ SATELLITE E ATTIVITÀ ACCESSORIE

Funzioni complesse e spesso esternalizzate che si occupano di quelle attività che non sono parte dell’evento per obiettivo, ma che lo costituiscono in quanto momenti dello stesso. Un esempio sono le attività di intrattenimento e la gestione del catering.

FUNZIONE TECNICA

Riguarda il core business dell’evento e, insieme a segreteria organizzativa e coordinatore del progetto, costituisce il cuore pulsante dell’evento stesso.

«Il segreto è avere tante idee e per avere idee serve tanta immaginazione. Fortunatamente per ogni evento la task della nostra azienda  è composta sempre da persone giovani per dare la possibilità a più soci possibili di partecipare all’organizzazione di un evento e soprattutto per avere sempre idee nuove e fresche».